آموزش احراز اصالت اسناد الکترونیک

طبق ماده 1258 قانون مدنی، اسناد از مهم‌ترین مدارک برای اثبات ادعای افراد از گذشته تا به اکنون هستند. امروزه با پیشرفت تکنولوژی روبه رو هستیم و به همین جهت اغلب موارد تحت تاثیر اینترنت، شمایل الکترونیکی به خود گرفته‌اند. استاد نیز از این قاعده مستثنی نبوده و بسیاری از معاملات و توافقات به طور وسیعی به وسیله اینترنت و ابزار الکترونیکی مانند رایانه و گوشی‌های تلفن همراه انجام می‌شوند. با توجه به اهمیت اثبات ادعای افراد و اعتبار‌سنجی آن‌ها، احراز اصالت اسناد الکترونیک مورد بسیار مهمی است که دولت‌‌ها توجه ویژه‌ای به آن دارند. در این مقاله از پی‌فا مگ قصد داریم به معرفی سامانه احراز اصالت اسناد و آموزش احراز اسناد الکترونیک بپردازیم.

سند الکترونیکی چیست؟

طبق ماده ۲ قانون تجارت الکترونیک ایران، اسناد الکترونیکی، داده پیام هر نمادی از واقعه ، اطلاعات یا مفهومی هستند که به وسیله ابزار الکترونیکی، نوری یا تکنولوژی‌های نوین اطلاعاتی تولید، ارسال، دریافت، ذخیره و پردازش می‌شوند. داده پیام با استفاده از اصل ساز، ساخته و فرستاده شده و مخاطب نیز آن را دریافت می‌کند. سپس سازنده و فرستنده داده پیام، آن را با استفاده از امضای الکترونیکی امضا می‌کند. جدای از ابهاماتی که این ماده قانونی از آن برخوردار است، اما به عبارت ساده‌تر می‌توان گفت که داده پیامی که از ارکان یک سند برخوردار است، در صورتی یک سند الکترونیکی است که نوشته شده باشد، از قابلیـت اسـتناد در مقـام دعوي و دفاع برخوردار باشد و امضا شده باشد. بنابراین، با توجه به موارد گفته شده، سند الکترونیکی نوشـته‌اي است کـه به وسیله ابزار‌های الکترونیکـی ساخته، ارسال، دریافت و ذخیره شده و همچنین قابل دفاع و اثبات نیز باشد. طبق قانون، ۴ شرط برای احراز اصالت سند مد نظر است که عبارتند از؛ در دسترس بودن و امکان به کار‌گیری در صورت رجوع، حفظ و نگهداری کلیت اطلاعات سند، حفظ و نگهداری اطلاعات لازم برای شناسایی داده پیام و اطاعت از شرایط ویژه دستگاه‌های اجرایی. ذکر این نکته ضروری است که اسناد الکترونیکی قابل مقایسه با اسناد سنتي نیستند و به سه دسته اسناد رسمی الکترونیکی، اسناد عادی الکترونیکی همراه با امضای ساده و اسناد عادی الکترونیکی همراه با امضای مطمئن تقسیم می‌شوند.

سامانه مربوط به احراز اصالت اسناد الکترونیکی چیست؟

دولت ایران برای احراز اصالت و اعتبار‌سنجی اسناد الکترونیک، سامانه‌ای را طراحی و معرفی کرده است که سامانه تصدیق اصالت اسناد و اوراق دفاتر اسناد رسمی نام دارد. این سامانه، سامانه‌ای رسمی است که اشخاص می‌توانند برای تصدیق اصالت اسناد خود با استفاده از شناسه سند و رمز تصدیق، به آن مراجعه کرده و اسناد خود را اعتبار سنجی کنند. سامانه تصدیق اصالت اسناد و اوراق دفاتر اسناد رسمی، یکی از زیرمجموعه های سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است که افراد برای استعلام تصدیق اصالت اسناد باید به سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به آدرس ssaa.ir مراجعه و از قسمت تصدیق اصالت اسناد و اوراق دفاتر اسناد رسمی اقدام کنند.

آموزش احراز اصالت اسناد الکترونیکی

اسناد الکترونیکی رسمی علی‌رغم برخورداری از اعتبار بیشتر، با مشکلاتی چون جعل اسناد و سو‌استفاده از آن‌ها و همچنین کلاهبرداری از طریق اسنادی که تاریخ اعتبار آن‌ها منفضی شده است، همراه هستند. به این ترتیب و با توجه به این مشکلات، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به جهت تسهیل و سرعت بخشیدن به فرآیند استعلام اسناد الکترونیکی و اعتبار آن‌ها، اقدام به ایجاد و راه‌اندازی سامانه‌ای تحت عنوان سامانه تصدیق اصالت اسناد و اوراق دفاتر اسناد کرده و افراد می‌توانند با مراجعه به آن، از اصالت اسناد اطلاع پیدا کنند. این سامانه مانع از بروز بسیاری از مشکلات حقوقی شده است. از آن‌جایی که این موضوع از اهمیت بالایی برخوردار است، در این مطلب از پی فا، به معرفی  سامانه تصدیق اصالت اسناد و اوراق دفاتر اسناد رسمی و همچنین آموزش احراز اسناد الکترونیک می‌پردازیم. آدرس این سامانه .ssaa.ir بوده و از طریق آن می‌توان جهت تصدیق اصالت اسناد الکتریکی اقدام کرد. علاوه بر سایت گفته شده، این سامانه از طریق وب سایت ثبت من به آدرس my.ssaa.ir نیز قابل دسترسی است. استعلام اسناد ثبت شده در دفاتر اسناد رسمی از اساسی‌ترین قسمت‌های سامانه ثبت من است که برای استعلام کافی است در وهله اول افراد وارد سامانه ثبت من شده و از بخش خدمات، گزینه اسناد رسمی من را انتخاب کنند. به طور کلی، در تعریف سامانه تصدیق اصالت اسناد می‌توان چنین گفت که این سامانه به وسیله سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ایجاد و راه اندازی شده و کلیه اشخاص می‌توانند به آن مراجعه کرده و با وارد کردن اطلاعات مربوط به سند که عبارت است از شناسه سند و رمز تصدیق آن، اقدام به استعلام و تصدیق اصالت اسناد  رسمی خود کنند. همان طور که گفته شد، این سامانه از زیر مجموعه‌های سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می‌باشد. چگونگی استعلام تصدیق و احراز اصالت اسناد الکترونیکی موضوع مهمی است که ممکن است افراد با آن درگیر باشند. بنابراین بهتر است آن را آموزش ببینند. به همین جهت، به منظور استعلام و احراز تصدیق اصالت اسناد از طریق سامانه تصدیق اصالت اسناد و اوراق دفاتر اسناد رسمی، باید طبق مراحلی که در ادامه بیان خواهند شد، اقدام کرد.

مرحله اول؛ در این مرحله اقدام به جستجو‌ی سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به آدرس ssaa.ir در مرورگر جستجوی خود کرده و سپس وارد صفحه اصلی سایت شوید. سپس در سامانه به دنبال قسمت خدمات الکترونیک بگردید.

پی فا، ارائه دهنده خدمات پرداختی مانند درگاه پرداخت، فرم پرداخت و درگاه اشتراکی است که کسب و کارهای بزرگ و کوچک می‌توانند از خدمات منحصر به فرد آن بهره ببرند.

مرحله دوم؛ پس از یافتن قسمت میز خدمات الکترونیک، بر روی آن کلیک کرده و آن را انتخاب کنید و سپس بر روی گزینه تصدیق اصالت اسناد و اوراق دفاتر اسناد رسمی کلیک کنید.

مرحله سوم؛ صفحه‌ای که به نمایش در‌ می‌آید، صفحه اصلی سامانه تصدیق اصالت اسناد و اوراق دفاتر اسناد رسمی است. جهت استعلام و احراز تصدیق اصالت اسناد و اوراق دفاتر اسناد رسمی ، در وهله اول باید شناسه یکتا اسناد را در کادر اول صفحه وارد کرده و در کادر دوم نیز رمز تصدیق اسناد وارد می‌شود. در وهله آخر نیز بر روی گزینه ارسال کلیک می‌کنیم. در نهایت می‌توان اسناد الکترونیکی استعلام را استعلام کرده و از اصالت آن‌ها اطمینان حاصل کرد.

احراز اصالت اسناد الکترونیکی موضوع بسیار مهمی است و در مواقعی که فردی اقدام به کلاهبرداری از طریق جعل اسناد کرده و یا معامله‌ای را با استناد به سندی با اعتبار زمانی منقضی انجام دهد، کاربرد فراوان داشته و می‌تواند از بسیاری از مشکلات و کلاهبرداری‌های حقوقی جلوگیری کند.