مدیران برتر چگونه کارهای روزانه خود را مدیریت می‌کنند؟

شناخت بهترین روش برای ساماندهی to-do لیست امری دشوار است. نوشتن و ذخیره کردن چندین صفحه در دفترچه یادداشت تلفن همراه، کار با اسلک (Slack) و ترلو (Trello) و یا استفاده از تعداد زیادی نرم افزار to-do لیست که هیچگاه هیچکدام از کارها در این لیست ها تیک نمی‌خورند، روش‌هایی هستند که بطور معمول انجام می‌دهیم. 

امیر صالحفندیک، مدیرعامل بهره وری استارتاپ Doist، می‌گوید: «چیزی که بیشتر از یک اپلیکیشن اهمیت دارد، وجود یک سیستم قابل اعتماد است که به شما کمک می‌کند کارهای مهم را اولویت بندی کنید و بدون احساس سردرگمی چند وظیفه را در یک زمان انجام دهید.».

کمپانی Fast با 10 مدیرعامل درباره نحوه مدیریت وظایف روزانه و هفتگی‌شان گفتگو کرده است. اگرچه اولویت‌های این 10 مدیر متفاوت است، اما همه آنها روند کار خود را بر اساس نیازهای روز خود مرتب می‌کنند.

هدف بسیاری از مدیران این است که تا حد ممکن to-do لیست خود را خلاصه کنند تا وظایف یک روز به روز بعدی به تعویق نیفتد. راشل بلومنتال، مدیر عامل Rockets of Awesome، همه اولویت‌های روزانه خود را روی یک برگه به صورت فشرده و با دست خطی ناخوانا می‌نویسد.

او مهمترین کارهایی که در یک روز باید انجام دهد را روی دست خود، فاصله بین انگشت شست و اشاره می‌نویسد. «این روش باعث می‌شود تمام روز به آن نگاه کنم و فراموش نکنم».

اسکات تانن، مدیرعامل کمپانی کالای خواب لوکس Boll & Branch نیز همانند بلومنتال از یادداشت تنها در مواقع ضروری استفاده می‌کند. در غیر اینصورت و مواقع غیر ضروری خودش را با نوشتن به زحمت نمی‌اندازد. او می‌گوید: «به ندرت چیزی را می‌نویسم، همه چیز را در حافظه‌ام نگه می‌دارم. اغلب چیزی را فراموش نمی‌کنم».

اجازه دهید اینباکس شما راهنمایتان باشد

در حالیکه بعضی از مردم از اورنوت، گوگل کیپ و یا ازاپلیکیشن‌های یادداشت برداری استفاده می‌کنند، تعدادی از مدیران مانع استفاده از لیست‌های دست نویس می‌شوند و در عوض از اسلک یا ترلو برای مدیریت کارهایی که باید انجام شود استفاده می‌کنند. دان تران، مدیرعامل دفتر مدیریت استارتاپ Q گفت: «من از  ایمیل ستاره‌دار در جیمیل به عنوان یک to-do لیست استفاده می‌کنم و معمولا عصر و آخر هفته را به بازبینی ایمیل‌های تلنبار شده میگذرانم».

شیوانی سیرویا، مدیرعامل استارتاپ فینتک Tala، از اینباکس و اسلک به عنوان یک to-do لیست استفاده می‌کند؛ اگر پیام یا ایمیل ستاره‌داری وجود داشته باشد یعنی کاری باقی مانده است که باید انجام شود.

پررنا گوپتا، مدیر عامل اپلیکیشن Hooked، نیز از اینباکس خود به عنوان یک to-do لیست بهره می‌برد. او ایمیل‌هایی را که لازم است به آنها پاسخ دهد را Unread می‌کند و با استفاده از گوگل ریمایندر ایمیل‌هایی را که زمان در آنها تعیین کننده است را اولویت بندی می‌کند. اما با این حال قبول دارد که گاهی اوقات این عمل کافی نیست. «اگر بطور اتفاقی چندین ایمیل تلنبار شوند یک فایل متنی بدون اسم می‌سازم و لیستی از کارهای در حال اجرا را در آن نگه میدارم. اما بطور کلی سعی می‌کنم این فایل متنی را بدون ذخیره کردن رها کنم که اینکار من را وادار می‌کند تا همه کارها را در زمان مشخص انجام بدهم».

برای بسیاری از مدیران، ساده بودن لیست‌های دستی  و جدول‌های کاری باعث می‌شود که وقتی با تعداد انبوهی از اپلیکیشن‌های مدیریت وظایف روبرو می‌شوند، دوباره به آنها روی آورند. سیرویا میگوید او از اپلیکیشن‌های یادداشت برای لیست کارهای فوری و از گوگل داک برای کارهای طولانی مدت استفاده می‌کند. با این حال، همانند بلومنتال و تانن او ترجیح می‌دهد مابقی کارهای خود را با کاغذ انجام دهد. سیرویا می‌گوید: «مزیت‌های سیستم دیجیتالی را به خوبی می‌دانم ولی هنوز هم لیست کاغذی برایم مفیدتر است».

تد شرافت، مدیرعامل یک شرکت نرم افزاری، یک لیست دست نویس از کارهای روزانه‌اش که می‌بایست انجام شوند را پیش خود نگه می‌دارد، چری رابینسون، مدیر عامل استارتاپ مسافرتی Tastemakers Africa، از یک پلنر دست نویس برای انجام کارهای کوتاه مدت استفاده می‌کند. تران تعدادی از کارهای مهمتر و با اولویت بالاتر را پرینت می‌گیرد. «من دفترچه‌ای را همیشه همراه خودم نگه می‌دارم تا کارهایی که باید پیگیری شوند را به یاد داشته باشم». او همچنین در ادامه می‌گوید یک دفترچه دومی هم دارم تا ایده‌های بزرگی که به ذهنم می‌رسد را یادداشت کنم و در زمان مناسب و با فکر باز مرور کنم.

برخی مدیران از کمک‌های دیجیتال در قالب دستیار دیجیتالی استفاده می‌کنند. حتی تانن هم که به قدرت ذهن در حفظ  و به یادآوری ایمان دارد، تعدادی از کارهای خود را به دستیار هوش مصنوعی خود می‌سپارد. از سوی دیگر، بلومنتال و تران دستیارانی دارند که به برنامه ریزی و مدیریت زمان کمک می‌کنند. بلومنتال می‌گوید: «روزی که اختیار تقویمم را به دستیارم دادم روزی بود که 40 درصد از زمانم بهم برگشت».

با همه این توضیحات، اگر شما زمان خود را به درستی مدیریت نکنید to-do لیست بی ارزش است. یونها کیم، مدیرعامل اپلیکیشن Habit می‌گوید: «یکی از اسرار کار من این است که برای خودم محدودیت زمانی ایجاد می‌کنم. در استارتاپی مانند شرکت ما،  همیشه لیست‌های بلند بالایی از کارها داریم و امکان اینکه یک پروژه تنها در یک جلسه به پایان برسد وجود ندارد».

پی بردن به نحوه کار این لیست‌ها که قرار است برای شما موثر باشند مهارتی است که حتی باتجربه‌ترین مدیران هم می‌بایست زمانی را صرف آن کنند. به عبارت دیگر اینکه صبور باشید. ریانا لین، مدیرعامل شرکت نرم افزاری صنایع غذایی FoodTrace به این نکته اشاره دارد که:« برای اینکه یک مدیر موفق شوید، مدیریت روند کار روزانه و to-do لیست ماه‌ها و یا حتی سال‌ها ممکن است طول بکشد». او همچنین ادامه داد باید به چیزهایی که هیچوقت در لیست کارهای روانه‌تان جایی ندارند مثل مراقبت از خود، اهمیت داد و آنها را در اولویت گذاشت. «غذای خوب و خواب مناسب کلید همه اینهاست».